Cinépolis transformó la conciliación de activos en una operación nacional estructurada.

A partir de una observación de auditoría interna sobre discrepancias entre estados financieros y activos físicos, se construyó una base única de información, se levantaron inventarios a escala nacional y se aceleró radicalmente el proceso de revisión de activos.

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+90%

reducción en auditoría

Redujo más del 90% el tiempo de auditoría en +400 sedes.

Entretenimiento / Retail

El reto

Cuando los registros financieros y la realidad operativa dejan de coincidir

Cinépolis enfrentaba un problema estructural: la información reportada en estados financieros no coincidía de forma consistente con los activos físicos en sus conjuntos cinematográficos.

La complejidad era alta por varias razones: la información histórica de adquisiciones no estaba completamente digitalizada, existían registros dispersos entre procesos manuales y sistemas de compras, el inventario físico debía levantarse en una red nacional de más de 400 conjuntos, y era necesario conectar información operativa con información financiera dentro de una misma lógica de conciliación.

El reto no era solo contar activos. Era construir una correlación confiable entre lo que la empresa tenía físicamente y lo que sus sistemas reportaban.

La complejidad

No era un inventario. Era una reconstrucción de la verdad operativa y financiera.

Para resolver el problema, HTK desarrolló un proceso de conciliación de múltiples capas. Por un lado, se digitalizó históricamente la información documental mediante captura manual factura por factura en un sistema desarrollado por HTK, complementándola con los registros que ya existían en plataformas digitales del cliente, para crear una base de datos unificada.

En paralelo, se ejecutó el levantamiento físico de inventario en más de 400 conjuntos cinematográficos a nivel nacional.

Se implementó una lógica de conciliación entre ambas bases, utilizando distintos criterios de correlación según la calidad de la información disponible: número de serie, modelo, marca y descripción del activo.

Además, se incorporó una lógica algorítmica que estimaba el nivel de certeza de la conciliación con base en similitud descriptiva, permitiendo priorizar revisión y validación donde el match no era exacto.

La solución

Una base única, una lógica de conciliación y una operación mucho más eficiente

Estructuración y digitalización histórica de registros de compra
Integración de datos operativos y financieros
Inventario físico nacional a gran escala
Conciliación automatizada con reglas y criterios definidos
Identificación inteligente para acelerar revisiones posteriores
Plataforma para visualizar faltantes, sobrantes, omisiones y coincidencias

El impacto

De una observación de auditoría a una operación auditable y escalable

Este proyecto permitió a Cinépolis atender una observación crítica de auditoría interna y construir una relación mucho más sólida entre su realidad operativa y su información financiera.

Además, generó una mejora muy relevante en la eficiencia del trabajo de auditoría. Con la implementación de etiquetas inteligentes y procesos estructurados de identificación, la actividad de revisión de activos pudo realizarse en 10% o menos del tiempo que antes requería — una reducción superior al 90%.

El cambio fue estratégico: los equipos de auditoría pudieron dedicar más esfuerzo a revisar temas de mayor valor y menos tiempo a tareas manuales de validación física.

Resultado ampliado

Un proyecto nacional que abrió la puerta a expansión internacional

La solución no solo resolvió el problema inicial. También generó una base tecnológica y metodológica reutilizable. Como consecuencia, el proyecto derivó en rollouts hacia conjuntos cinematográficos de la misma cadena en otros países, demostrando que el modelo podía escalar más allá de una implementación local.

Capacidades activadas